Regulamin
REGULAMIN BIBLIOTEKI I ARCHIWUM KONWENTU BONIFRATRÓW W KRAKOWIE
INFORMACJE OGÓLNE
1. Biblioteka i Archiwum Konwentu Bonifratrów w Krakowie (dalej jako ABKr) znajduje się w Domu Zakonnym p.w. Trójcy Przenajświętszej, ul. Krakowska 48, 31-066 Kraków.
2. Archiwum i Biblioteka Bonifratrów w Krakowie podlega bezpośrednio Przeorowi.
3. Za zbiory przechowywane w ABKr odpowiedzialny jest Przeor Domu Zakonnego p.w. Trójcy Przenajświętszej oraz zatrudniony przez niego na stanowisku „bibliotekarz-archiwista” pracownik.
4. Pracownik, o którym mowa w pkt. 3, jest odpowiedzialny za gromadzenie, opracowywanie, udostępnianie
i zabezpieczanie zbiorów przechowywanych w ABKr.
5. Do zadań „archiwisty-bibliotekarza” należy w szczególności:
a) gromadzenie zbiorów bibliotecznych i archiwalnych związanych z historią i działalnością Bonifratrów i profilem ABKr;
b) opracowanie zbiorów bibliotecznych i archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami, wymaganiami nauki
i ogłoszonymi instrukcjami;
c) udostępnianie zbiorów i czuwanie nad prawidłowym korzystaniem ze zbiorów;
d) profilaktyka konserwatorska zbiorów biblioteczno-archiwalnych, w tym współpraca z wykwalifikowanym konserwatorem dzieł sztuki;
e) podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez lekturę własną, praktykę biblioteczno-archiwalną, udział w kursach szkoleniowych i warsztatach z zakresu bibliotekarstwa i archiwistyki;
f) reprezentowanie ABKr na zewnątrz (podczas spotkań, konferencji, szkoleń itp.).
ZASÓB
6. W skład Biblioteki i Archiwum Bonifratrów wchodzi księgozbiór podręczny, dział czasopism oraz zbiory specjalne (rękopisy biblioteczne, stare druki, druki XIX wieku, archiwum).
7. W ABKr gromadzone są druki zwarte i ciągłe o różnorodnej tematyce, przede wszystkim z zakresu teologii, filozofii, religioznawstwa, medycyny, pielęgniarstwa, opieki społecznej, a także historii Kościoła, nauk pomocniczych, słowniki, leksykony i encyklopedie.
8. Do przeglądania zasobu Biblioteki i Archiwum służą: tradycyjny katalog kartkowy książek, katalog komputerowy druków nowych, tradycyjny katalog kartkowy starych druków, katalog kartkowy zbiorów archiwalnych oraz Inwentarz Archiwum Bonifratrów w Krakowie.
9. Z zasobu Biblioteki i Archiwum można korzystać jedynie w celach naukowych lub popularno-naukowych. Decyzję
w sprawie udostępnienia materiałów bibliotecznych i archiwalnych użytkownikowi zasobu podejmuje Przeor na wniosek pracownika Biblioteki i Archiwum Bonifratrów w Krakowie.
UDOSTĘPNIANIE ZBIORÓW
10. Osoba mająca zamiar skorzystania ze zbiorów specjalnych Biblioteki i Archiwum Bonifratrów w Krakowie składa wypełniony „Formularz kwerendy”. Obejmuje on dane użytkownika oraz przedmiot i zakres poszukiwań. „Formularz” winien być wypełniony czytelnie.
11. Jeżeli użytkownik zasobu archiwalnego i bibliotecznego powołuje się na osobę trzecią/instytucję, wymagane jest dostarczenie osobnego pisma (w oryginale) polecającego i/lub uwierzytelniającego z uczelni/od promotora/z instytucji, którą reprezentuje i/lub z którego polecenia działa.
12. Pracownicy ABKr nie przeprowadzają kwerendy na życzenie użytkownika zasobu archiwalnego i bibliotecznego – użytkownik samodzielnie wyszukuje informacje o materiałach archiwalnych i bibliotecznych w dostępnych inwentarzach i katalogach. Istnieje natomiast możliwość zapytania (telefonicznie, pocztą mailową, na miejscu) o zasób ABKr. Ogólnych informacji o zasobie udziela Bibliotekarz-Archiwista.
13. Dokumenty z Archiwum bieżącego nie są udostępniane, chyba że ze słusznej przyczyny i na pisemną prośbę użytkownika zasobu, za zgodą Przeora.
14. Archiwalia historyczne udostępniane są po ok. 50 latach od ich wytworzenia. Archiwalia historyczne personalne udostępniane są po 100 latach od ich wytworzenia.
15. Dostęp i korzystanie z zasobu nieskatalogowanego Biblioteki i Archiwum są z oczywistych przyczyn ograniczone.
16. Część archiwaliów nie jest udostępniana w oryginale, ale w innej formie (skan, kserokopia, fotokopia, wersja elektroniczna, odpis, publikacja drukowana, inne). Archiwum nie posiada sprzętu do odczytu mikrofilmów.
17. Materiały udostępniane w innej formie niż oryginał Bibliotekarz-Archiwista może udostępnić w oryginale tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na podstawie pisemnego, umotywowanego oświadczenia użytkownika o nieprzydatności korzystania w zamierzonej pracy z reprodukcji, po uprzedniej zgodzie Przeora.
18. Zgodność zasobu Archiwum i dostępnego inwentarza mogła ulec zmianie, co może powodować niemożliwość skorzystania z niektórych archiwaliów.
19. Materiały archiwalne i biblioteczne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie wypełnionego dostarczonego osobiście „Formularza kwerendy”, po otrzymaniu pozytywnej decyzji Przeora oraz po ustaleniu terminu przeprowadzenia kwerendy.
20. Korzystanie ze zbiorów Biblioteki i Archiwum odbywa się na miejscu i jest ono bezpłatne. Możliwe jest wykonanie skanu lub fotografii cyfrowej po decyzji Przeora.
21. Nie udostępnia się i nie wypożycza zbiorów bibliotecznych i archiwalnych na zewnątrz. Instytucje, pragnące wypożyczyć archiwalia dla celów wystawienniczych lub innych są zobowiązane do przedstawienia odpowiednich pism
i dokumentów uwierzytelniających. Wypożyczanie jest możliwe tylko za zgodą Przeora i po podpisaniu stosownej umowy.
22. Udostępnia się tylko archiwalia mieszczące się w zakresie pracy użytkownika, wskazanej w „Formularzu kwerendy”.
UŻYTKOWNICY
23. Ze zbiorów Biblioteki i Archiwum mogą korzystać wszystkie osoby pełnoletnie po uzyskaniu zgody Przeora.
24. Użytkownik, zgłaszając się do Biblioteki i Archiwum w celu przeprowadzenia kwerendy, dostarcza wymagane dokumenty, w tym dokument tożsamości (w celu sprawdzenia zgodności danych na okazanych dokumentach).
25. Użytkownik korzysta z udostępnionych mu materiałów bibliotecznych i archiwaliów, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo. Użytkownikowi nie wolno zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych materiałów bibliotecznych i archiwalnych, zamieszczać jakichkolwiek notatek, uwag i znaków, sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na materiałach bibliotecznych i archiwaliach, udostępniać materiałów bibliotecznych i archiwaliów innym użytkownikom pracowni. Użytkownik jest zobowiązany do zaopatrzenia się w bawełniane rękawiczki i inne materiały potrzebne do pracy ze starodrukami i archiwaliami. Korzystanie z materiałów archiwalnych powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników czytelni Biblioteki i Archiwum.
26. Do czytelni Biblioteki i Archiwum Bonifratrów nie należy wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.).
27. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu bibliotecznego i archiwalnego osoby korzystające z materiałów biblioteczno-archiwalnych mogą być w uzasadnionych wypadkach wezwane do okazania Przeorowi i pracownikowi Biblioteki i Archiwum zawartości toreb osobistych. Kontroli mogą też być poddane materiały wynoszone z czytelni,
w tym sporządzone przez użytkowników notatki z przeglądanych archiwaliów.
28. Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez Przeora na wniosek pracownika Biblioteki i Archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów biblioteczno-archiwalnych.
29. Przy wszelkich próbach przywłaszczenia materiałów bibliotecznych i archiwaliów, niszczenia ich itp. bezzwłocznie zostaną powiadomione Organy ścigania.
30. Według powszechnie przyjętego zwyczaju, korzystający z zasobu Biblioteki i Archiwum publikujący drukiem wyniki swojej pracy oparte w całości lub w znacznej części na archiwaliach wskazanych w „Formularzu”, jest zobowiązany nieodpłatnie przekazać jeden egzemplarz publikacji na rzecz Biblioteki i Archiwum Bonifratrów w Krakowie (w formie wydruku, na nośniku CD lub DVD lub w formie elektronicznej).
31. Przy powoływaniu się na wykorzystane archiwalia (lub ich reprodukcje), użytkownik winien odnotować w swej pracy informacje o miejscu przechowywania, nazwie zespołu i sygnaturze akt.
FOTOGRAFOWANIE ZBIORÓW
32. Udostępnienie materiałów bibliotecznych i archiwalnych nie uprawnia do samodzielnego ich reprodukowania. Posługiwanie się przez użytkowników własnymi urządzeniami kopiującymi jest ograniczone do fotografowania materiałów archiwalnych pod warunkiem wcześniejszej prośby zamieszczonej w „Formularzu”, po wyraźnej zgodzie Przeora i zgłoszeniu zamiaru wykonania fotografii w trakcie prowadzenia kwerendy.
33. Przy wykonywaniu fotografii wybranych archiwaliów użytkownik może zostać zobowiązany do dostarczenia wykonanych fotografii na nośniku CD (zgodnie z ustaleniami z Bibliotekarzem-Archiwistą). Biblioteka i Archiwum Bonifratrów zastrzega sobie możliwość udostępniania tychże zdjęć innym użytkownikom Biblioteki i Archiwum
(w ramach kwerendy), co jest nieodpłatne i nie wiąże się z czerpaniem korzyści materialnej przez Bibliotekę i Archiwum. Autor zdjęć może jednak zastrzec sobie prawa autorskie (przez pozostawienie odpowiedniego pisma
w Bibliotece i Archiwum) – wówczas wszelkie sprawy związane z wykorzystaniem tychże zdjęć (np. w publikacjach) przez innych użytkowników Biblioteki i Archiwum załatwiane są z autorem tychże zdjęć.
34. W przypadku zamiaru opublikowania fotografii (wykonanych lub udostępnionych przez Bibliotekę i Archiwum) starodruków i archiwaliów użytkownik przedstawia pisemną prośbę o zezwolenie na ich publikację i po pisemnej odpowiedzi Archiwum może opublikować reprodukcje fotograficzne archiwaliów z podaniem informacji o miejscu przechowywania, nazwie zespołu i sygnaturze akt, których fotografie wykonano.
UWAGI KOŃCOWE
35. Użytkownik korzystający z Biblioteki i Archiwum ma obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem Biblioteki
i Archiwum Bonifratrów. W przypadku niedostosowania się do Regulaminu i wcześniejszych ustaleń Przeor oraz Bibliotekarz-Archiwista może odmówić lub przerwać udostępnianie zasobu bibliotecznego i archiwalnego.